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19/11/2008Livro Caixa - Consideracoes
LIVRO CAIXA
Escrituração Na Pessoa jurídica
ROTEIRO
1. CONSIDERAÇÕES INICIAIS
2. O QUE DEVE SER ESCRITURADO NO LIVRO CAIXA
3. CRITÉRIOS E ROTINAS DE ESCRITURAÇÃO DO LIVRO CAIXA
3.1. Quanto ao Saldo Inicial a Considerar
3.2. Quanto à Forma de Escriturar
3.3. Quanto às Rotinas de Escrituração do Livro Caixa
4. VALORES CONSTANTES DE BALANÇO ENCERRADO EM 31.12.01
5. EXEMPLO DE ESCRITURAÇÃO DO LIVRO CAIXA
6. PRAZO E PERIODICIDADE DA ESCRITURAÇÃO
7. ASPECTOS EXTRÍNSECOS DO LIVRO CAIXA
7.1. Termos de Abertura e de Encerramento
1. CONSIDERAÇÕES INICIAIS
As pessoas jurídicas optantes pelo regime do lucro presumido ou enquadradas no Simples estão sujeitas a observar determinadas regras no que tange ao cumprimento de obrigações exigidas pela legislação do Imposto de Renda.
A pessoa jurídica que optar pela tributação com base no lucro presumido ou enquadrada no regime do Simples deverá manter (art. 45 da Lei nº. 8.981/95 e § 2º do art. 26 da Lei Complementar nº. 123/2006):
a) livro Caixa, no qual deverá escriturar toda a movimentação financeira, inclusive bancária;
b) livro Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no encerramento do ano-calendário;
c) em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para a escrituração comercial e fiscal.
As pessoas jurídicas mencionadas estarão dispensadas da escrituração do livro Caixa caso mantenham escrituração contábil nos termos da legislação comercial.
2. O QUE DEVE SER ESCRITURADO NO LIVRO CAIXA
A pessoa jurídica submetida ao regime de tributação simplificada deverá escriturar no livro Caixa toda a movimentação financeira, inclusive bancária.
A movimentação financeira, neste caso, compreende todos os ingressos e saídas de numerário de forma globalizada, isto é, abrangendo toda a movimentação feita através do caixa e de bancos.
O livro Caixa é único, isto significa, por exemplo, que a transferência de numerário entre matriz e filial e vice-versa não deve ser registrada, uma vez que o saldo de caixa não é alterado. Da mesma forma, a transferência de numerário do "caixa" para "banco" e vice-versa ou de "banco" para "banco" não é escriturada.
Portanto, o livro Caixa funcionará como "Caixa/Bancos" efetuando o registro dos recebimentos e dos pagamentos, partindo de um saldo inicial, representativo da soma dos saldos das disponibilidades existentes no início do ano-calendário ou das operações da empresa.
Assim, exemplificando:
a) saldo existente em Caixa no dia 01.01.2007 - R$ 1.200,00;
b) saldo existente no Banco Alfa S.A. no dia 01.01.2007 - R$ 18.600,00;
c) saldo existente no Banco Beta S.A. no dia 01.01.2007 - R$ 12.400,00.
De acordo com o exemplo, o saldo de caixa, no dia 01.01.2007, corresponderá a R$ 32.200,00.
3. CRITÉRIOS E ROTINAS DE ESCRITURAÇÃO DO LIVRO CAIXA
A escrituração do livro Caixa, conforme já comentamos, é obrigatória para as pessoas jurídicas optantes pelo regime de tributação do lucro presumido ou enquadradas no Simples e que não mantenham escrituração contábil na forma exigida pela legislação comercial.
3.1 - Quanto ao Saldo Inicial a Considerar
O saldo inicial a ser considerado no livro Caixa, no início do ano-calendário, será o seguinte:
a) para as empresas que mantiveram escrituração contábil no ano-calendário anterior, o saldo inicial do livro Caixa será composto pelos valores constantes das seguintes contas:
- Caixa;
- Bancos c/Movimento;
- Aplicações Financeiras de Curto Prazo;
b) para as empresas que não mantiveram escrituração contábil e que, no ano-calendário anterior, estiveram obrigadas à escrituração do livro Caixa, o saldo inicial corresponderá ao próprio saldo final desse livro no referido ano-calendário.
3.2 - Quanto à Forma de Escriturar
A legislação do Imposto de Renda não faz nenhuma determinação quanto à forma de escrituração do livro Caixa, mencionando apenas o seu conteúdo e a sua periodicidade.
Desta forma, para que o livro Caixa atenda as exigências legais, deve representar com clareza os fatos nela registrados, observando-se o seguinte:
a) do lado do débito: serão registrados todos os ingressos de recursos financeiros diretamente no caixa da empresa ou em suas contas bancárias;
b) do lado do crédito: serão registradas todas as saídas de recursos financeiros, em dinheiro ou por meio de emissão de cheques ou, ainda, mediante autorização de débito em conta corrente bancária;
c) os documentos deverão ser organizados em ordem cronológica crescente para efetuar o registro, e conservados em boa guarda enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes;
d) o registro deverá ser de forma individualizada, podendo ser agrupado quando não prejudicar a identificação, devendo, neste caso, manter documento auxiliar detalhado;
e) o histórico deverá ser resumido, porém claro e preciso.
A empresa poderá, a seu critério, adotar modelo próprio de livro Caixa ou adquirir modelos comercializados pelas papelarias especializadas. A escrituração do livro Caixa poderá ser feita por processamento de dados.
Se a escrituração do livro Caixa for feita por processamento de dados, deve-se observar os seguintes procedimentos:
a) lavrar os termos de abertura e encerramento;
b) numeração seqüencial dos formulários; e
c) após concluída a escrituração, os formulários (incluindo os termos de abertura e de encerramento) deverão ser encadernados.
3.3 - Quanto às Rotinas de Escrituração do Livro Caixa
Veremos, a seguir, algumas rotinas de escrituração do livro Caixa:
a) Pagamentos efetuados através de cheque:
Os pagamentos, em geral, efetuados através de cheques, inclusive pré-datados, deverão ser normalmente registrados na data de ocorrência de cada pagamento, na coluna "Saídas" do livro Caixa. Referidos pagamentos deverão ser comprovados através de documentação hábil e idônea (Nota Fiscal, duplicata, recibo de salário, guia de recolhimento, etc.).
b) Recebimentos efetuados através de cheque:
Os valores recebidos através de cheques, inclusive pré-datados, relativos a vendas, quitação de duplicatas mantidas em carteira, etc., deverão ser registrados, na coluna "Entradas" do livro Caixa, na data do evento.
c) Aplicações financeiras de renda fixa:
As aplicações financeiras de renda fixa a curto prazo (fundos de investimento financeiro) não devem ser escrituradas no livro Caixa. Da mesma forma, o valor correspondente ao resgate dessas aplicações não será escriturado no referido livro.
Nesse tipo de aplicação, a pessoa jurídica deverá registrar na coluna "Entradas" do livro Caixa o rendimento líquido auferido, ou seja, rendimento bruto menos Imposto de Renda na Fonte. O valor do rendimento a ser escriturado no livro Caixa é aquele informado no extrato de aplicações financeiras fornecido pela instituição financeira.
Por sua vez, tratando-se de aplicação em Certificado de Depósito Bancário (CDB) ou Recibo de Depósito Bancário (RDB), o valor aplicado será consignado na coluna "Saídas" do livro Caixa. Por ocasião do resgate, o valor da aplicação acrescido do rendimento líquido será escriturado na coluna "Entradas" do livro Caixa.
Exemplo:
Considerando que determinada empresa tenha efetuado uma aplicação financeira conforme dados a seguir:
a) valor da aplicação....................................... R$ 20.000,00
b) valor de resgate.......................................... R$ 21.000,00
c) rendimento bruto......................................... R$ 1.000,00
d) Imposto de Renda na Fonte ........................ R$ 200,00
No livro Caixa será escriturado, na coluna "Entradas", o valor do rendimento líquido que, em nosso exemplo, corresponde a R$ 800,00.
d) Aplicações no mercado de renda variável:
As aplicações efetuadas no mercado de renda variável, assim consideradas as operações realizadas em bolsas de valores, de mercadorias, de futuros e assemelhadas devem ser escrituradas no livro Caixa por ocasião da aplicação, alienação, liquidação ou resgate.
Exemplo:
Considerando-se que determinada empresa tenha adquirido no mercado à vista da Bolsa de Valores 5.000 ações da empresa "A" por R$ 5.200,00.
Considerando-se, ainda, que referidas ações tenham sido vendidas por R$ 5.360,00.
De acordo com o exemplo, o ganho apurado na operação corresponderá a:
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- valor de transmissão |
R$ 5.360,00 |
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- menos: custo de aquisição |
R$ 5.200,00 |
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- ganho |
R$ 160,00 |
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- Imposto de Renda na Fonte |
R$ 32,00 |
No livro Caixa serão efetuados os seguintes registros:
1 - na coluna "Saídas", o valor correspondente ao custo de aquisição das ações, no montante de R$ 5.200,00;
2 - na coluna "Entradas", o valor de transmissão mais o ganho auferido deduzido do Imposto de Renda na Fonte, no montante de R$ 5.328,00.
e) Débitos em conta corrente:
Os débitos em geral, efetuados em conta corrente, tais como: tarifas bancárias, encargos financeiros; contas telefônicas, contas de água e luz, etc., devem ser registrados na coluna "Saídas" do livro Caixa, uma vez que se tratam de pagamentos efetuados.
f) Cobrança bancária de duplicatas:
Quando a empresa faz a remessa de duplicatas para cobrança por uma instituição financeira, não há registro a ser efetuado no livro Caixa.
O registro na coluna "Entradas" do livro Caixa será efetuado no momento em que a instituição financeira efetua o crédito correspondente à cobrança da duplicata.
g) Desconto de duplicatas:
O desconto de duplicatas será registrado no livro Caixa no momento em que ocorrer a operação de desconto com o correspondente aviso de crédito em conta corrente. O registro na coluna "Entradas" do livro Caixa será feito pelo valor líquido.
Quando alguma duplicata descontada não for paga pelo devedor, o banco devolve o título para a empresa beneficiária do desconto, debitando o valor correspondente em conta corrente. Neste caso, o aviso de lançamento feito pelo banco deverá ser escriturado na coluna "Saídas" do livro Caixa.
4. VALORES CONSTANTES DE BALANÇO ENCERRADO EM 31.12.2007
A empresa que, durante o ano-calendário de 2007, procedeu a escrituração contábil com observância da legislação comercial e, a partir do ano-calendário de 2008, optar pela escrituração do livro Caixa, deverá adotar os seguintes procedimentos:
a) consignar como saldo inicial no livro Caixa as disponibilidades existentes em 31.12.2007;
b) considerar nas colunas "Entradas" e "Saídas" do livro Caixa os recebimentos e os pagamentos originários de saldos existentes no balanço encerrado em 31.12.2007.
5. EXEMPLO DE ESCRITURAÇÃO DO LIVRO CAIXA
Apresentamos, a seguir, um modelo de escrituração do livro Caixa com base nos seguintes dados hipotéticos:
Mês e Ano: Janeiro: 2008
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Folha 01 |
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DIA |
Histórico |
Parcial |
Entrada |
Saída |
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31.12 |
Saldo Anterior |
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65.850,00 |
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04.01 |
Pagamento da duplicata nº 212, de 12.12.2007, de Alfa Comércio Ltda. |
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1.550,00 |
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04.01 |
Pagamento Contribuição Previdenciária referente ao mês de dezembro/2007 |
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8.835,00 |
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07.01 |
Recebimento da duplicata nº 122, de 15.12.2007, emitida contra a Empresa Delta Ltda., em cobrança simples (carteira) |
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8.300,00 |
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07.01 |
Pagamento do FGTS referente ao mês de dezembro/2007 |
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2.980,00 |
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07.01 |
Pagamento folha referente ao mês de dezembro/2007 (valor líquido) |
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15.870,00 |
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08.01 |
Recebimento da duplicata nº 155, de 23.12.2007, emitida contra a Empresa Gama Ltda., em cobrança simples (carteira) |
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10.100,00 |
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08.01 |
Pagamento do ICMS referente ao mês de dezembro/2007 |
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|
4.250,00 |
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08.01 |
Pagamento do pró-labore referente ao mês de dezembro/2007 (valor líquido) |
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5.383,00 |
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09.01 |
Venda à vista, conforme Nota Fiscal nº 10.900 |
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7.900,00 |
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